CÁCH TRỘN VĂN BẢN TỪ EXCEL SANG WORD 2007

Trộn thư (Mail Merge trong excel) là một trong công vắt vô cùng tiết kiệm thời gian khi yêu cầu gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, e-mail hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online vẫn cung cấp cho bạn tổng quan liêu của đặc tính này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.

Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2007


Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge vào excel) rất có thể trông cực nhọc khăn, dẫu vậy trên thực tế quá trình này khá đối kháng giản.

Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư bao gồm 3 tài liệu:

Văn bạn dạng Word cất mã ứng cùng với từng phần núm thể. Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, từng hàng là một người nhận. Bạn dạng Word sau cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel mang lại trộn thư:

khi bạn trộn thư (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các chi tiết khác của fan nhận thẳng từ bảng tính Excel. Bởi vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel đã có toàn bộ thông tin bạn muốn bao tất cả tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc thông tin khác, các bạn nên chuyển đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước khi trộn thư. đa số điều quan trọng đặc biệt cần kiểm tra: các cột vào bảng tính Excel phải khớp với những phần bạn có nhu cầu sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với những người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn là đã tạo nên hai cột họ cùng tên riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên tín đồ nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã có hai cột Bang và thành phố riêng biệt. Ví như tệp Excel bao gồm ngày, giờ, quý giá tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc xong bằng 0, hãy format đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu như bạn tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư tự Excel lịch sự Word:

Khi kết thúc và soát sổ lại trang tính Excel, các bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong lấy ví dụ này, họ sẽ trộn thư với một danh sách người nhấn trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.

nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn cũng có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc sản xuất một tư liệu mới. Chọn nhiều loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, họ chọn Letters.

*

Chú ý. trường hợp tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới bên trái.

nhấn vào Entire Spreadsheet, với OK.

*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như phương pháp thông thường.

Chú ý. Phòng đề phòng những thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng tốt tiền tệ theo nhiều phương pháp khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, bạn cũng có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

lựa chọn vùng trộn thư muốn biến đổi định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác. Nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm giữa những mã hình trong các bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 dấn F9 để cập dìm vùng. Tiếp nối nhấn Shift + F9 để thấy kết quả.

Xem thêm: Cách Tăng Lực Chiến Trong Vltk Mobile Hiệu Quả Nhất, Cách Tăng Lực Chiến Hiệu Quả Nhất

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ với phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng dấu phẩy ngăn cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar đựng hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, lốt ngoặc có nghĩa là số âm với một vệt gạch nối mang lại giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm cất hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay bởi vì kí hiệu $, chúng ta cũng có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.

Định dạng ngày tháng cùng thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn rất có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng với giờ, cơ mà nhớ rằng M thay mặt đại diện cho tháng còn m thay mặt đại diện cho phút.

Thay đổi format của ngày tháng cùng giờ hiện tại tại:

Nếu các bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bạn dạng trộn thư, chúng ta cũng có thể thay đổi format của chúng.

lựa chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay thay đổi định dạng. Thừa nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp cần vào vùng và chọn Edit Fields từ list tùy chọn.

*

Trong vỏ hộp thoại Field, bảo đảm rằng ô Field names được định dạng Date. Chọn định dạng ước muốn trong Date formats với nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu bạn có nhu cầu giữ nguyên định dạng khi cập nhật, khắc ghi chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả khu vực cần điền và hiệu quả trong văn phiên bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của không ít chỗ trống
F9Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt bé trỏ vào bất kể ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật
F11Đến vị trí trống buộc phải điền sau
Shift + F11Đến địa điểm trống phải điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn bạn dạng trộn thư. Chú ý: vấn đề đó sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel và văn phiên bản Word, nguồn trộn thư vẫn không auto cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bạn dạng trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một khu vực trống
Ctrl + F11Khóa vị trí trống cần điền. Tác dụng sẽ ko được update khi thông tin nguồn của Excel cụ đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa khu vực trống cần điền. Kết quả chỗ trống đang được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ liên kết chỗ trống bắt buộc điền. Vị trí trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn phiên bản và thay thế bằng giá chỉ trị lúc này hiển thị dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + LChèn số thứ tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ tài liệu Excel thanh lịch Word – công dụng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cấp về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học tập word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi pacmanx.com Online.

Ngoài ra để vận dụng Excel vào các bước một cách hiệu quả thì chúng ta còn phải sử dụng xuất sắc các hàm, những công thế khác của Excel:Một số hàm cơ phiên bản thường chạm mặt như: SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều đk COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện những hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… những hàm dò tìm kiếm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay sử dụng như: Định dạng theo đk với Conditional formatting tùy chỉnh cấu hình điều khiếu nại nhập dữ liệu với Data Validation biện pháp đặt Name và thực hiện Name trong phương pháp Lập report với Pivot Table…Rất nhiều kiến thức phải ko nào? cục bộ những kiến thức này các bạn đều hoàn toàn có thể học được vào khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ bạn dạng tới chuyên gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp cho bạn hệ thống kiến thức và kỹ năng một cách đầy đủ, đưa ra tiết. Hơn nữa không thể có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất kể lúc nào, thuận tiện tra cứu giúp lại kiến thức và kỹ năng khi cần. Hiện thời hệ thống đang sẵn có ưu đãi siêu lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: pacmanx.com.Online